اداره هر کسب و کاری نیاز به تسلط در امور مختلف و اخذ بهترین تصمیمات در بهترین زمان ممکن دارد. از مهم ترین اموری که مدیران و تصمیم گیرنده گان کسب و کار به آن می پردازند، امور مالی و حسابداری می باشد که امروز این امور، به کمک بهترین نرم افزارهای حسابداری انجام می‌شوند.
انجام امور حسابداری در حال حاضر توسط نرم افزار ها انجام می گیرد و نیروی کار انسانی، بیشتر نقش نظارتی بر آن را دارد. گستره فعالیت نرم افزارها در امور حسابداری شرکت ها روز به روز بیشتر شده و نقش انسان در آن نیز، کمرنگ تر می شود.
اهمیت نرم افزار حسابداری به اندازه ای است که انتخاب بهترین آنها برای بالا بردن بازدهی شرکت ها به یک چالش تبدیل شده است. بله درست است! کارآمد بودن نرم افزار حسابداری در یک شرکت ارتباط مستقیمی با بازدهی، سودآوری، هزینه ها، رشد اقتصادی و حتی ورشکستگی آن کسب و کار دارد.
بنابراین شما به عنوان صاحب یک کسب و کار یا کسی که قصد دارد درک بهتری از نرم افزارهای حسابداری شرکتی پیدا کند برای انتخاب بهترین نوع از آن باید معیارهای مشخص و متناسب با کسب و کار خود داشته باشید.
تعیین معیارهای درست انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی به خودی خود، نیازمند تسلط بر امور مالی و حسابداری و شناخت نرم افزارهای موجود در این حوزه می باشد.
با ما همراه باشید تا در ادامه این مقاله تصویر واضحی از معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی به شما بدهیم و نکات مهم در خرید نرم افزار حسابداری را به شما یادآور شویم.
چرا به نرم افزار حسابداری شرکتی نیاز داریم؟
در دنیای امروز، تکتولوژی نقش مهمی در رشد و پیشرفت صنایع و عرصه های مختلف کاری بر عهده دارد. حسابداری شرکتی نیز برای پا گذاشتن در مسیر پر فراز و نشیب پیشرفت و عقب نماندن از قطار سریع السیر فناوری، به استفاده از نرم افزار ها نیازمند است.
نرم افزارها در حسابداری شرکتی بسته به کاربردشان، در بخش های مختلف فرآیندها و امور مالی به کار گرفته می شوند. از ثبت و ضبط داده ها گرفته تا انجام عملیات ریاضی و استدلالی و همچنین، ارائه اطلاعات و تشخیص اشتباهات؛ همگی توسط نرم افزارهای حسابداری شرکتی قابل انجام می باشد.
یکی از دلایل نیاز صنایع مالی و حسابداری شرکتی به نرم افزارها، دقت بالایی است که این فناوری در انجام محاسبات دارد. اعداد و ارقامی که مبالغ میلیاردی را مورد ارزیابی قرار می دهند، در محاسبه ممکن است انسان را دچار اشتباه کنند.
دیگر نیاز حسابداری شرکتی به استفاده از نرم افزارها، قدرت استدلال بالایی است که شاید انسان از آن محروم باشد. بخشی از نرم افزارهای حسابداری شرکتی به استدلال بر طبق آمار و اطلاعات می پردازند و بر اساس آنها بهترین پیشنهاد ممکن را ارائه می دهند.
همچنین امکان تشخیص خطاها و یا تخلفات در امور حسابداری با بالاترین دقت و بیشترین سرعت، تنها توسط نرم افزارهای حسابداری شرکتی امکان پذیر می باشد. در این مورد نیز انسان نمی تواند در مقابل نرم افزارها حرفی برای گفتن داشته باشد.
به علاوه همه این موارد، نرم افزارهای حسابداری شرکتی، از قابلیت پیش بینی بر اساس داده ها بر خوردار می باشد. این ویژگی منحصر به فرد به مدیران یک شرکت شانس این را می دهد، که تصمیمات خود را با استناد به حقایق و رویدادهای مالی احتمالی پیش رو بگیرند و در نتیجه خیلی کمتر دچار اشتباه یا خسران شوند.
ثبت داده های مالی، انجام عملیات ریاضی و حسابرسی، محاسبه هزینه های ورودی و خروجی، تعیین پرداخت ها و صورت حساب ها، بررسی میزان سودآوری و یا متحمل شدن ضرر و زیان، پیش بینی احتمال موفقیت و یا ورشکستگی؛ از دیگر مواردی است که توسط نرم افزارهای حسابداری شرکتی انجام می گیرد.
علاوه بر این، هر نیروی انسانی ممکن است برای یک بار هم که شده در حسابرسی به اعداد و ارقام، دچار اشتباه شود. این موضوع در نرم افزارها نزدیک به صفر است. نرم افزارهای حسابداری شرکتی، پیچیده ترین عملیات ریاضی و منطقی را به راحتی و با بالاترین سرعت انجام داده و دقیق ترین نتایج را در اختیار انسان قرار می دهند.
چند نکته مهم در انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی
در انتخاب نرم افزارهای حسابداری شرکتی توجه به چند فاکتور اساسی، بسیار اهمیت دارد. در ادامه به معرفی و شرح نکات مهم در خرید نرم افزار حسابداری می پردازیم:
- در انجام محاسبات، بالاترین دقت را داشته باشد؛
- ماهیت حسابداری ارائه اعداد و ارقام دقیق است. بنابراین دقت بالا در محاسبات از مهم ترین فاکتورهای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب می باشد.
- کلیه امور مالی و محاسبات و پیش بینی های حوزه حسابداری شرکتی را پوشش دهد؛
- در خرید نرم افزار حسابداری باید به این موضوع توجه کرد که نرم افزار منتخب شما، قابلیت انجام هر گونه امور حسابداری را داشته باشد.
- منطبق با نیازهای کسب و کار و مطالبات حسابداری شرکتی شما باشد؛
- یک نرم افزار کارآمد باید بتواند کلیه امور حسابداری شرکت شما را به بهترین نحو ممکن انجام دهد. در این زمینه شما باید به طور واضح معیارهای خود را بشناسید، از نیازهای کسب و کارتان مطلع باشید و مطالبات خود را با قابلیت های نرم افزار های موجود تطبیق دهید.
- امنیت بالایی داشته باشد؛
- امنیت نرم افزار حسابداری شرکتی یکی از مواردی است که باید قبل از خرید یک نرم افزار حسابداری مناسب، بررسی شود. قابلیت مقاومت در مقابل انواع ویروس های کامپیوتری و اینترنتی، داشتن سیستم امنیتی قدرتمند برای جلوگیری از هر گونه هک شدگی و همچنین اطمینان از ثبت و ذخیره اصولی اطلاعات از مواردی است که باید به آن توجه ویژه شود. در واقع اگر نرم افزار مورد نظر این خصوصیت را نداشته باشد، امکان از دست رفتن اطلاعات همیشه وجود دارد.
- مجهز به بیشترین امکانات در انجام عملیات حسابداری باشد؛
- قبل از خرید نرم افزار حسابداری شرکتی، به امکاناتی که ارائه می دهد دقت کرده و مطمئن شوید که مطالبات شرکت شما را برآورده می کند.
- مجهز به قابلیت به روز رسانی باشد؛
- نرم افزار منتخب شما برای انجام امور حسابداری شرکتی باید با رشد تکنولوژی و بنا به نیاز روز صنایع مالی، توسعه یافته و به روز رسانی شود.
- خدمات پشتیبانی داشته باشد؛
- نرم افزاری که خدمات پشتیبانی قوی دارد، در بروز مشکلات و چالش هایی که ممکن است رخ بدهد، به کمک شما می آید. این مورد را در هنگام خرید نرم افزار حسابداری شرکتی، مد نظر داشته باشید.
- استفاده از آن راحت باشد؛
- درست است که ماهیت حسابداری پیچیده است، اما اگر کار به نرم افزار آن نیز به همان اندازه پیچیده باشد، امکان خطا در محاسبات به شدت بالا می رود.
- قابلیت گسترش داشته باشد؛
- نرم افزارهایی که جایی برای رشد دارند و همواره با به کارگیری یک تیم حرفه ای در حال اضافه کردن امکانات و قابلیت ها در خود می باشند، بهترین گزینه برای انتخاب محسوب می شوند
- قابلیت نصب ماژول های مختلف را داشته باشد؛
- این ویژگی برای پوشش دهی بخش زیادی از عملیات حسابداری ضروری است.
- اتصال به نرم افزارهای مختلف در آن ممکن باشد؛
- پشتیبانی از اتصال نرم افزارهای دیگر از دیگر فاکتورهایی است که باید در هنگام انتخاب و خرید یک نرم افزار حسابداری شرکتی به آن توجه نمود.
- امکان گزارش گیری در بخش های مختلف آن وجود داشته باشد؛
- قابلیت گزارش گیری در یک نرم افزار حسابداری شرکتی، بخش بزرگی از دغدغه های نیروی انسانی یک کسب و کار را برطرف می کند.
- بر طبق نیازهای شرکت شما شخصی سازی شود؛
اینکه یک نرم افزار بنا بر کم و کیف شرکت شما، اهداف و خواسته ها و همچنین شرایط و ضوابط شما شخصی سازی شود، نقش مهمی در مؤثر واقع شدن آن در موفقیت یا عدم موفقیت کسب و کارتان دارد.
استفاده از هوش مصنوعی در نرم افزارهای حسابداری
فواید هوش مصنوعی در صنایع مختلف باعث رشد و پیشرفت تصاعدی در آن صنعت می شود. صنعت مالی و امور حسابداری نیز با به کارگیری هوش مصنوعی فدم بزرگی در جهت مدرن سازی و گسترش امکانات و افزایش بازدهی و سودآوری برداشته است.
هوش مصنوعی در عرصه های مالی و امور حسابداری به شکل نرم افزارهای حسابداری شرکتی نمود پیدا کرده است. انواع و اقسام نرم افزارها که توسط برترین متخصصان برنامه نویسی و کارشناسان حوزه حسابداری طراحی شده اند، به کمک شرکت ها آمده اند تا بتوانند زودتر و بهتر به نتیجه دلخواهشان برسند.
نرم افزارهای حسابداری شرکتی در امور مختلف بخش های یک شرکت به کار گرفته می شوند. اموری مانند ثبت داده ها، پردازش اطلاعات، انجام محاسبات، استدلال بر اساس اطلاعات و آمار، پیش بینی بازدهی و سودآوری، محاسبه هزینه های ورودی و خروجی، برآورد نرخ سود و زیان، پیش بینی موفقیت یا ورشکستگی؛ همگی با استفاده از نرم افزارهای حسابداری شرکتی شکل دقیق و کارآمدتری را به خود گرفته اند.
هوش مصنوعی که در نرم افزارهای حسابداری شرکتی وجود دارد در بیشتر مواقع بهتر از هوش انسانی عمل کرده و نتایج دقیق تری ارائه می دهند. بنابراین انجام هر اقدامی با استناد بر هوش مصنوعی نرم افزارهای حسابداری شرکتی، مطمئن تر از تکیه بر هوش انسانی است که ممکن است دچار خطا و تخلف شود.